¿Está obsoleto mi sistema de costos?
por: Esperanza Huerta y Norma Leal
En el artículo A 20 años del ABC, publicado en
la edición marzo-mayo de esta revista, discutimos las ventajas y desventajas de
un sistema de costos basado en actividades (Activity Based Costing,
ABC), el cual puede calcular costos unitarios más exactos que uno tradicional.
Además, mejora los procesos a través del entendimiento de las actividades
realizadas. Sin embargo, diseñar y operar un sistema ABC requiere de fuertes
recursos financieros y humanos, por eso surgen las preguntas: ¿Es necesario que
mi compañía cambie a un sistema de costos ABC? ¿La inversión de desarrollarlo
se compensa con los beneficios que proporciona? Este artículo le ayudará a
decidir si su sistema de costos es obsoleto y requiere modernización.
¿Por qué las compañías cambian a un ABC?
Un sistema de costos obsoleto que suministre
información incorrecta acerca del costo de los productos puede ser la causa de
que la mejor estrategia falle tanto en su diseño como en su implementación.
Dado que el rediseñar el sistema de costos utiliza tiempo y dinero, sólo las
empresas que han detectado la necesidad de modificar su actual sistema de
costos invertirán recursos en ello. Pero ¿cómo se puede saber si el sistema de
costos de una empresa es obsoleto?
El desarrollo de un sistema de costos es un proyecto
de inversión. Como tal, las empresas deben decidir si realizarlo o no a través
de un análisis costo-beneficio. Este estudio debe confrontar los costos de
diseñar y operar el nuevo sistema con los beneficios que proporcionará. Además,
hay que tomar en cuenta el riesgo al que se expone la empresa si decide no
hacerlo.
El beneficio inicial del sistema ABC es la promesa de
corregir las distorsiones en los costos unitarios inherentes a los sistemas de
costos tradicionales. Tomar decisiones de precio, de mezcla de productos o de
cualquier otro tipo de estrategia con base en datos erróneos puede generar
graves problemas a una empresa. Además, proporciona otro tipo de beneficios,
los cuales pueden clasificarse en dos: estratégicos y operativos [1].
Los beneficios estratégicos resultan de poder tomar
mejores decisiones porque se cuenta con mejor información. Los operativos están
en la disminución de costos, reducción de tiempos de producción e incrementos
en la calidad, gracias a un mejor entendimiento del proceso productivo. En
última instancia, los directivos esperan que el ABC genere beneficios
financieros a la empresa.
Es importante señalar que no existe evidencia empírica
que soporte que el uso del ABC en realidad afecta el desempeño financiero de
las empresas [1]. La mayoría de las investigaciones que reportan los
beneficios del ABC están basadas en medidas de percepción. Es decir, reportan
si el gerente considera o no que el ABC ha generado beneficios a la empresa sin
aportar datos que validen sus percepciones. Ittner y sus colegas realizaron uno
de los pocas estudios serios que investigan la relación entre el ABC y el
desempeño financiero de las empresas [1]. Con una muestra de 2,789 empresas de manufactura en
Estados Unidos, demostraron que el ABC está asociado a reducciones de costos,
mayor calidad y menor tiempo de producción. Sin embargo, no encontraron una
asociación entre el uso del ABC y el rendimiento sobre los activos.
El hecho de que hasta el momento no exista evidencia
empírica del impacto del ABC en el resultado financiero de una empresa, no
implica necesariamente que no lo tenga, pues proporciona información valiosa
para tomar decisiones. De esta forma, el ABC genera un “potencial” de
beneficios. Sin embargo, los directivos son finalmente quienes tienen la
responsabilidad de tomar las decisiones adecuadas. Si la información no se
aprovecha o los directivos toman decisiones incorrectas, el beneficio
“potencial” del sistema no se convierte en realidad.
De todos los beneficios posibles que un ABC puede
aportar, ¿cuáles son las razones por las que las empresas deciden adoptarlo? Business
Finance y AIG Software realizaron en 2004 una encuesta a 270
profesionistas en finanzas o sistemas [2]. Las razones mencionadas para adoptar un ABC fueron
las siguientes: 72% para entender la rentabilidad de los productos y servicios
proporcionados, 48% para entender la rentabilidad de los clientes y de los
canales de distribución, 55% para implementar programas de reducción de costos,
50% para determinar el precio de los productos y servicios, 56% para auxiliar
en el proceso de reingeniería de procesos. Otras razones mencionadas con menor
frecuencia fueron para satisfacer regulaciones externas y para determinar
precios de transferencia. La suma de los porcentajes es superior al 100% porque
los participantes podían mencionar varias razones por las que adoptaron ese
sistema.
¿Cómo puedo saber si debo cambiar a un Sistema de
Costos ABC?
Un
médico diagnostica la enfermedad de un paciente por diferentes medios. Primero
pregunta acerca de los síntomas que el enfermo presenta y los relaciona con
determinada enfermedad. También puede solicitar estudios especializados que le
ayuden al diagnóstico. La obsolescencia de un sistema también causa síntomas.
Por lo tanto, un director debe estar atento a los signos que se presentan en
una empresa cuando un sistema de costos ya no es adecuado. La Figura 2 describe
el proceso para el diagnóstico de un sistema de costos obsoleto y la evaluación
del ABC como solución.
Los síntomas de un sistema obsoleto son causados por
las distorsiones en los costos unitarios. Esta distorsión, causada por una
incorrecta asignación de costos, se denomina “subsidio cruzado”. Cuando existen
subsidios cruzados, los productos que en la realidad son baratos de producir,
son reportados erróneamente por el sistema como caros. Y viceversa. Esto lleva
a que se tomen decisiones erróneas, como retirar del mercado productos que
aparentemente no son rentables y dirigir a la empresa a cuestiones poco rentables,
deteriorando su desempeño financiero.
¿Cuáles son los Síntomas de un Sistema de Costos
Obsoleto?
Ya desde 1984, Robin Cooper, uno de los padres del
ABC, hablaba en un artículo que ahora es considerado como clásico, de que un
sistema de costos se va haciendo obsoleto gradualmente y en el proceso se van
manifestando diferentes síntomas [3]. Una forma de descubrir la obsolescencia del sistema
es conocer dicha sintomatología y estar alerta cuando uno o varios de estos
síntomas se presenten en la empresa.
A continuación se describen algunos de los síntomas o
señales de un sistema de costos obsoleto
1) De acuerdo con su experiencia, los gerentes de
producción y de mercadotecnia sienten que el precio de un producto no está
determinado competitivamente o en su opinión un producto debería ser eliminado
de la oferta de la empresa. Sin embargo, el sistema de costos reporta esos
mismos productos como productos con alto margen de utilidad.
2) Los gerentes no encuentran una explicación clara y
simple de los altos o bajos márgenes de utilidad de los productos.
3) El departamento de contabilidad invierte gran parte de
su tiempo en evaluar proyectos especiales. Un sistema de costos que funcione
adecuadamente debería dar más información.
4) El departamento de diseño desconfía de los costos
reportados pues productos con malos diseños aparentan ser más rentables que
aquellos bien diseñados. La desconfianza en los costos reportados ocasiona que
los departamentos desarrollen sus propios sistemas de costos.
5) El producto más
complejo y laboriosos de elaborar o el que requiere más inspección o más
montajes de la máquina parece ser el más rentable.
6) La empresa tiene un nicho que reporta ganancias altas
sin que tenga competencia, no existiendo barreras de entrada.
7) Los precios de la competencia son exageradamente
bajos, en especial si se trata de compañías más pequeñas que tienen volúmenes
de producción similares.
8) Los clientes no se quejan de los incrementos de
precio. Seguramente cuentan con información de los precios del mercado y
perciben que aún con el incremento de precios les conviene seguir comprando.
9) Es difícil explicar el resultado de las cotizaciones
al ganarse altas cotizaciones y perderse bajas cotizaciones.
10) Las cotizaciones solicitadas a los competidores son
más bajas que lo esperado, llegando estos incluso a ofrecer un precio inferior
al costo variable de producción del producto, no habiendo indicadores de una
mayor eficiencia de los competidores.
11) Los costos reportados cambian por las nuevas
regulaciones de la contabilidad financiera, aún cuando los costos de producción
no han cambiado, pues significa que el sistema de costos está diseñado más para
cumplir requerimientos financieros que para dar información de costos segura,
base para una adecuada toma de decisiones.
Recientemente, Chan y Lee realizaron un estudio
empírico para evaluar la validez de los síntomas y su asociación con los
sistemas obsoletos [4]. Ellos investigaron la asociación entre la frecuencia
total de experimentar los síntomas de obsolescencia mencionados por Cooper y el
porcentaje de costos indirectos de bases no unitarias utilizado en los sistemas
de costos tradicionales. Sus resultados demuestran que los síntomas más
frecuentes entre los entrevistados fueron: precios de la competencia
exageradamente bajos (síntoma 7), aceptación de incrementos en precios (síntoma
8), tiempo invertido en reportes especiales por el departamento de contabilidad
(síntoma 3) y desarrollo de sistemas de costos por los departamentos (síntoma
4).
Chan y Lee consideran que el síntoma 7 y 8 no son indicadores
concluyentes de la obsolescencia de un sistema. La determinación de precios
puede deberse a una decisión estratégica de la competencia. De la misma forma,
el que los clientes acepten incrementos en el precio está en función de la
elasticidad de la demanda. Por esta razón, Chan y Lee consideran que el uso
frecuente del departamento de contabilidad para estudios especiales (síntoma 3)
y la creación de sistemas de costo independientes para propósitos de toma de
decisiones (síntoma 4) son los síntoma que más claramente señalan problemas
potenciales con el sistema de costos.
Los resultados obtenidos por Chen y Lee no indican en
que medida de frecuencia se justifica un nuevo sistema de costeo. Sin embargo,
ellos demostraron en su estudio que existe una relación positiva entre la
proporción de costos indirectos fijos y la frecuencia de experimentar los
síntomas de un sistema de costos obsoleto.
¿Cuáles son los Cambios de mi Ambiente Manufacturero?
Una empresa debe analizar no sólo los síntomas mencionados,
sino también los cambios que han ocurrido en la empresa y en su entorno. Cooper
considera que un sistema de costos podría estar obsoleto si ha experimentado
alguno de los cambios que se mencionan a continuación [3].
a) Creciente automatización en sus procesos productivos.
La maquinaria nueva utiliza menos mano de obra, pero requiere de mayor
actividad de soporte. Así, los productos fabricados con los procesos
tradicionales están sobrecosteados, mientras que los productos fabricados con
procesos mas automatizados están subcosteados.
b) Introducción de nuevos productos que consumen
actividades de soporte en diferente proporción. Los productos más complejos en
su elaboración estarán subcosteados y los menos complejos estarán
sobrecosteados.
c) Cambios en la estrategia de mercadeo del producto, en
especial cambios en el volumen de mercadeo.
d) Simplificación del proceso productivo por la
introducción de sistemas más simples como “Just in Time”.
e) Creciente competencia que le obliga a la empresa a una
mejor planeación soportada por información más correcta y segura.
f) Desregulación que le permita a la empresa hacer
cotizaciones más agresivas en una base de alto volumen, para lo cual requiera
información más segura de sus costos.
Si su empresa ha experimentado los síntomas de
obsolescencia de su sistema de costos y ha experimentado cambios en su ambiente
manufacturero, lo más probable es que sea momento de actualizar su sistema de
costos. El Costea Basado en Actividades puede ser una solución para su empresa.
Sin embargo, como se menciona al inicio del artículo, la inversión en un ABC
debe justificarse en función de los beneficios que genera. En el siguiente
artículo le ayudaremos a definir si éste es el sistema que su empresa necesita.
Referencias
1. Ittner, C.D., W.N.
Lanen, and D.F. Larcker, The Association Between Activity-Based Costing and
Manufacturing Performance. Journal of Accounting Research, 2002. 40(3):
p. 711-725.
2. Leahy, T., Where Are You on the ABC
Learning Curve? Business Finance, 2004. 10(12): p. 47-50.
3. Cooper, R., You need a new cost
system when... Harvard Business Review, 1989. 66(1): p. 77-82.
4. Chan, S.Y. and D.S.-Y. Lee, An
Empirical Investigation of Symptoms of obsolete costing systems and overhead
cost structure. Managerial Auditing Journal, 2003. 18(2): p. 81-89.
