A continuación presentamos un extracto del trabajo:
“INCREMENTO DE LA EFECTIVIDAD OPERACIONAL EN UNA EMPRESA DE ARTES GRÁFICAS”
de JUAN GABRIEL SILVA OSPINA
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
JUNIO DE 2013
PRIMERA PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
Identificar oportunidades en un entorno cambiante es el reto permanente de los empresarios gráficos quienes deben perfeccionar servicios diferenciales que les permita acercarse a nuevos nichos de mercado, optimiza sus capacidades y potencializa sus fortalezas (Lozada, 2005); desde el punto de vista del autor, la industria gráfica colombiana se caracteriza por carecer de una estructura procedimental fundamentada en técnicas o herramientas aplicadas a los proceso productivos que permitan estandarizarlos, incrementar eficiencias y eliminar tiempos improductivos o reprocesos por la mala ejecución de actividades operativas. Lo anteriormente planteado resalta las oportunidades de mejora que se encuentran en los procesos productivos de este sector industrial, por la falta de competencias técnicas a nivel tanto administrativo como operativo, lo cual permite que el desarrollo de las actividades se ejecuten desde el conocimiento empírico, sin percibir el costo de oportunidad que se genera por la falta de planeación y sus falencias en la estructura organizacional. Aun cuando el sector de la industria de la comunicación gráfica fue seleccionado por el Gobierno Nacional como un sector de clase mundial (Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, 2009), son pocos los avances que se tiene en este sentido, pues aun en gran parte de esta industria se sigue considerando la producción de impresos como un arte u oficio y no como un complejo sistema productivo que debe ser abordado como tal (Rizzo, 2010).
A pesar de que la firma seleccionada, cuya identidad por motivos de confidencialidad no se revela, cuenta con más de 40 años en el mercado y ha logrado posicionarse como una empresa sólida y de tradición, actualmente está experimentando, al igual que la gran mayoría de las compañías del sector, una fuerte contracción del mercado tanto regional como nacional.
Por tal razón, este trabajo de grado se presenta como parte del proyecto de investigación “implementación de herramientas generadoras de valor” de la Universidad San Buenaventura, seccional Cali y su finalidad es incrementar la efectividad operacional en una empresa de artes gráficas.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Se realiza el planteamiento del problema, la justificación del proyecto y se definen las generalidades tanto del sector de las artes gráficas, como también de la empresa seleccionada.
Desde el punto de vista del autor, un principio fundamental para la permanencia y crecimiento de una empresa en el sector de las artes gráficas es cumplir con la promesa de valor, es decir, entregar la cantidad acordada en la fecha pactada, conservando todas las especificaciones de calidad requeridas por el cliente y/o el usuario final.
Desde esta perspectiva, a partir de una encuesta de satisfacción adelantada por la Gerente Comercial y de Mercadeo a 105 de los 434 clientes que facturaron entre Junio de 2011 y marzo de 2012, el 56% de los encuestados le dio una calificación igual o inferior a 3 sobre 5 (Tabla 1) en lo que respecta a la fiabilidad del plazo establecido (cumplimiento de fechas de entrega).
En primera instancia se evidencia que la percepción del cliente en cuanto a los cumplimientos de las fechas de entrega tiene una tendencia negativa, que genera insatisfacción, la cual según la percepción de la Gerente General de la empresa seleccionada, podría reducir su participación en el mercado gráfico.
Considerando la calificación baja que le dieron los clientes a la empresa seleccionada con respecto a la fiabilidad del plazo establecido, se tomó la decisión de realizar una revisión para determinar a qué porcentaje sobre el total de los pedidos ascienden los incumplimientos en las fechas de entrega.
Puesto que en la empresa seleccionada no se lleva ningún tipo de medición en materia de cumplimientos, para determinar si realmente se cumplió o no con la entrega pactada, es necesario verificar cada orden de producción comparando la fecha de entrega establecida frente a la fecha en que se remisionó el trabajo, es decir, la entrega formal del pedido.
En este orden de ideas, se adelantó un estudio a los pedidos elaborados y entregados durante el tercer trimestre del 2012 (cifra correspondiente al 26.7% del total de las ordenes elaboradas en ese periodo) en donde se obtuvo como resultado que de 246 órdenes de producción (OP) tan solo 193 se entregaron en el plazo establecido, dando como resultado un cumplimiento promedio del 78.46% (tabla 2), lo cual es una cifra muy baja para una empresa que trabaja sobre pedido y a su vez podría presentar una relación con la disminución de las ventas, ratificando la percepción de la Gerencia General derivada de este concepto.
Conocida la información anterior, se tomó la decisión de evaluar el proceso de producción con el propósito de determinar las posibles causas que estén impactando de manera negativa los cumplimientos de las fechas de entrega.
En este orden de ideas, producto de la evaluación del proceso de producción se analizaron los siguientes aspectos:
1- La administración de la producción se realiza de manera empírica.
2- No existe una planeación, programación y control de la producción basada en un método o modelo de gestión que le permitan garantizar el logro de los objetivos propuestos, en este caso, cumplir con los tiempos de entrega utilizando eficientemente los recursos disponibles.
3- No se cuenta con reportes de producción por cada subproceso a partir de los cuales se obtenga información básica que permita realizar mediciones de los tiempos productivos.
4- No se cuenta con manuales de procedimiento.
5- No existen políticas de producción definidas.
6- Se evidencia mucha informalidad en el flujo de la información y las operaciones del proceso de producción.
7- No hay concertación de tiempos de entrega entre el área comercial y el proceso de producción.
Como resultado del análisis, se detectó que el problema de la empresa seleccionada consiste en los incumplimientos a los clientes en las fechas de entrega, los cuales ascienden en promedio a un 21.54% sobre el total de los pedidos elaborados en el sistema offset. La administración decidió hacer una intervención en el proceso de producción, específicamente en los subprocesos de impresión en el sistema offset y terminados, para evidenciar en dónde están las principales magnitudes y trabajar en función de fortalecer el logro de los objetivos propuestos.
